Evenement organiseren

Organiseert u een evenement? Leuk! U kunt dit online regelen via de EvenementAssistent(Verwijst naar een externe website). Wat moet en kunt u hiervoor doen:

1. Controleer via de EvenementAssistent(Verwijst naar een externe website) of u een vergunning nodig heeft
2. Vraag uw vergunning aan via de EvenementAssistent.
3. Wilt u uw evenement promoten via de Voerendaal-App of de website Toerisme Voerendaal(Verwijst naar een externe website), meld uw evenement(Verwijst naar een externe website) dan aan op de website van Visit Zuid-Limburg. Het overzicht van deze evenementen promoten wij ook nog op de social media kanalen van gemeente Voerendaal.

Heeft u al eerder een aanvraag ingediend via de EvenementAssistent? Of wilt u gegevens aanvullen/wijzigen bij een lopende aanvraag? Dat kan via deze link.(Verwijst naar een externe website)  

In 2025 stelt de gemeente nieuwe regels op voor evenementen in de gemeente Voerendaal. Het jaar 2025 is door de gemeente aangewezen als overgangsjaar. 

Wat betekent dit voor mijn evenement? 

Dat het jaar 2025 een overgangsjaar is, betekent dat de gemeente sommige evenementen vrijstelt van de ruimtelijke omgevingsvergunning. De voorwaarden voor deze vrijstelling staan hieronder uitgewerkt. 

• Duurt uw evenement maximaal één dag (inclusief het opbouwen, plaatsen en afbreken van voorzieningen)? Dan hoeft u géén ruimtelijke omgevingsvergunning aan te vragen.
• Duurt uw evenement langer dan één dag (inclusief het opbouwen, plaatsen en afbreken van voorzieningen) en komen er minder dan 1.000 bezoekers? Dan hoeft u géén ruimtelijke omgevingsvergunning aan te vragen. Wel vragen wij u onderstaand meldingsformulier in te vullen en te sturen naar: planbureau@voerendaal.nl(Verwijst naar een e-mailadres).
• Duurt uw evenement langer dan één dag (inclusief het opbouwen, plaatsen en afbreken van voorzieningen) en komen er meer dan 1.000 bezoekers? Dan moet u wel een ruimtelijke omgevingsvergunning aanvragen. Wij vragen u onderstaand meldingsformulier in te vullen en toe te sturen naar: planbureau@voerendaal.nl(Verwijst naar een e-mailadres). 

Het formulier ‘melden van mijn evenement in 2025’

Aan de hand van het meldingsformulier 'melden van mijn evenement in 2025' beoordelen wij of uw evenement vrijgesteld kan worden van de ruimtelijke omgevingsvergunning. Daarom vragen wij u om dit formulier (groene knop hieronder) zo volledig mogelijk in te vullen. 
U ontvangt van ons een reactie waarin staat uitgelegd of uw evenement kan worden vrijgesteld van de ruimtelijke omgevingsvergunning. Is dat niet mogelijk, dan leggen wij u uit wat u moet aanvragen en welke documenten u daarvoor moet aanleveren. Als u een omgevingsvergunning moet aanvragen, is het belangrijk dat u deze altijd minimaal 4 maanden van tevoren aanvraagt.  

Wat betekent het opbouwen, plaatsen en afbreken van voorzieningen? 

Het opbouwen/ plaatsen en afbreken van voorzieningen betekent het fysiek voorbereiden van uw evenement. Voorbeelden van voorzieningen zijn: podium, installatie ten behoeve van geluid en licht, toiletwagens, (feest)tenten, barinstallaties etc. Gaat u de dag vóór uw evenement al starten met het opbouwen van voorzieningen en/of de dag na uw evenement de voorzieningen afbreken? Dan duurt uw evenement langer dan één dag.   

 Twijfelt u of uw evenement aan bovenstaande voorwaarden voldoet of heeft u vragen?  

 Stel uw vragen dan via: planbureau@voerendaal.nl(Verwijst naar een e-mailadres). 

Vanaf 1 januari 2026 gelden nieuwe regels voor evenementen. Deze regels worden in 2025 bekendgemaakt. Houd voor actuele informatie deze webpagina van de gemeente in de gaten.

Een aantal jaren geleden is er een wielerbeleid opgesteld samen met alle Zuid-Limburgse en een aantal Belgische gemeenten. Limburg Cycling coördineert alle wielertoertochten en alle aanvragen lopen via dan ook via deze organisatie. Wielertoertochten kunt u aanvragen via info@limburgcycling.com.(Verwijst naar een e-mailadres)

Sinds 1 januari 2018 gebruikt de gemeente de EvenementAssistent(Verwijst naar een externe website). Dit is een webdienst die ervoor zorgt dat de gemeente bekend is met uw evenement om zodoende de risico's te bepalen en om te bekijken of een vergunning nodig is. Daarnaast worden via deze webdienst automatisch alle betrokken partijen, zoals politie, brandweer, Geneeskundige Hulpverleningsorganisaties en eventuele andere gemeenten geïnformeerd. Deze webdienst staat los van de evenementenkalender op de gemeentelijke website.

Wanneer u een evenement meldt via de nieuwe webdienst krijgt u een lijst met vragen. Via deze vragen worden de risico's van het evenement ingeschat. Ook wordt er automatisch een veiligheidsplan gegenereerd. Daarnaast biedt de EvenementAssistent de mogelijkheid diverse bijlagen, bijvoorbeeld tekeningen, te uploaden.

Een bijkomend voordeel van de EvenementAssistent is dat een aanvraag die eenmaal is ingediend als basis kan dienen voor een volgende aanvraag.

Het is ook mogelijk een tijdelijke ontheffing Alcoholwet of een aanvraag voor het gebruik van gemeentelijke materialen via onze website te downloaden en na invulling te uploaden in de EvenementAssistent.

Meer informatie over het invullen van de EvenementAssistent kunt u vinden in de handleiding(Verwijst naar een externe website). U kunt  ook contact opnemen met Conny Keulen via het algemene telefoonnummer: 045-5753399(Verwijst naar een telefoonnummer).