Afdeling Bedrijfsbureau

Grotere versie van het organogram bekijken?Download het organogram van gemeente Voerendaal (oktober 2024) (png, 59 KB)

Het Communicatieteam werkt nauw samen met het bestuur, de directie, het management, beleidsadviseurs en andere collega's binnen de organisatie. We denken strategisch mee over belangrijke vraagstukken en geven proactief advies vanuit onze communicatie-expertise. Zo houden we de vinger aan de pols bij wat er speelt, zowel binnen als buiten de organisatie, en geven we hierover gericht communicatieadvies. Daarnaast ondersteunen en coachen we de organisatie in haar communicatierol en nemen we het initiatief om de communicatie naar de inwoners te verbeteren.

Het Team Communicatie zorgt voor de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden, schakelt op tijd de juiste experts in en houdt de kwaliteit van het eindresultaat in de gaten. Daarnaast beheren we de content van (digitale) kanalen, zoals de website (www.voerendaal.nl ) en de sociale media (Instagram, Facebook en LinkedIn). Tevens maken we het Voerendaal Magazine, bedenken we campagnes, leveren we content voor het huis-aan-huisblad de Onder Ons, onderhouden we relaties met de media en adviseren we bij de organisatie van bijeenkomsten. 

Het cluster Juridisch zaken houdt zich onder andere bezig met:

• Advisering aan de organisatie op uiteenlopende terreinen, bijvoorbeeld over de Algemene wet bestuursrecht, de Gemeentewet, de Omgevingswet, de Wet open overheid en bijzondere wetten. Maar ook over privaatrechtelijke zaken zoals inkoop- en aanbestedingen en het sluiten van contracten.
• Het voeren van het secretariaat van de onafhankelijke bezwaarschriftencommissie Voerendaal-Simpelveld.
• (Mede-)Vertegenwoordiging van de gemeente bij juridische procedures zoals beroepszaken.
• Juridische kwaliteitszorg.

Het cluster Dienstverlening is het gezicht van de gemeente voor bewoners en organisaties. Het vormt de centrale toegang en is daarmee verantwoordelijk voor het eerstelijns klantencontact.

Het cluster is verantwoordelijk voor de wettelijke taken op het terrein van Burgerzaken en levert een groot en divers producten- en dienstenpakket op het gebied van de Basisregistratie Personen (BRP), naturalisaties, verkiezingen en producten en diensten van de burgerlijke stand (geboorte, huwelijk en overlijden).

Facilitaire zaken ondersteund de gemeente in diensten en voorzieningen die nodig zijn voor het goed functioneren van de gemeente.

Facilitaire Zaken zorgt ervoor dat de medewerkers, college en raad zorgvuldig worden bediend op het gebied van facilitaire basisdiensten, zoals o.a.:

• Schoonmaak
• Facilitair advies
• Onderhoud
• Representatieve taken bij bruiloften, recepties, gemeenteraadsvergaderingen en evenementen
• Cateringwerkzaamheden zoals koffie- en theevoorziening bij speciale bijeenkomsten
• Coördinatie van bedrijfshulpverleners (BHV'ers)
• Postrondes
• Coördinatie en afhandelen van facilitaire meldingen in relatie tot het eigen takenpakket
• Ondersteuning bij interne verhuizingen en correctief onderhoud

Het cluster Bestuurssecretariaat ondersteunt het College van Wethouders & de Burgemeester, met taken zoals:

• Het maken van afspraken voor de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris en alle bijkomende zaken
• Email- en postbeheer
• Voorbereiding en afhandeling van de wekelijkse college- en MT vergaderingen
• Beheer van het representatie/kabinetsbudget
• Het verzorgen van de advisering, voorbereiding en begeleiding bij Koninklijke onderscheidingen en gemeentelijke onderscheidingen
• Het organiseren van representatieve momenten zoals Koningsdag, de nationale Dodenherdenking, Bevrijdingsdag, bijzonere jubilea, carnaval en de nieuwjaarsreceptie

Binnen het cluster Informatiemanagement worden verschillende taken uitgevoerd, zoals: 

• het informatiebeleid
• de projectenkalender
• diverse informatievraagstukken
• het optimaal functioneren van de informatievoorziening
• functioneel beheer van onder andere het Zaaksysteem, iBabs, eHerkenning, KvK en Kadaster

Het archief (zowel fysiek als digitaal) wordt beheerd door Div. Dat staat voor Documentaire Informatievoorziening. Daarnaast gaat Div over bewaartermijnen, vernietiging, archiefinspectie en kwaliteitscontrole van alle zaken.

Het cluster Financiën zorgt voor alle taken op het gebied van financiële administratie en advies en organiseert de planning en control cyclus. Zij verzorgen/ondersteunen bij de volgende producten:

• De begroting. Deze wordt vastgesteld door de Raad. Hiermee autoriseert de Raad het College van B&W voor het doen van uitgaven tot de in de begroting genoemde bedragen.
• De kadernota. Hierin worden de kaders vastgesteld voor het opstellen van de nieuwe begroting van het volgende jaar.
• De voorjaarsrapportage. Deze geeft een actuele stand in het verloop van de budgetten in het lopende jaar, en leidt tot een bijstelling van de meerjarenbegroting.
• De najaarsrapportage. Via de najaarsrapportage wordt wederom een actuele stand gegeven van het verloop van de budgetten in het lopende jaar. Ook wordt de raad geïnformeerd over het verwachte eindsaldo bij de jaarrekening.
• De jaarrekening. Hiermee legt het College van B&W (financiële) verantwoording af aan de Raad. Hierbij is niet alleen aandacht voor afwijkingen op budgetten maar ook of de in de bijgestelde begroting vermelde taken / prestaties wel of niet gerealiseerd zijn.

Het cluster Personeel & Organisatie (P&O) speelt een cruciale rol in het adviseren van het managementteam en de medewerkers maar ook in het optimaliseren van interne processen. P&O zorgt voor een prettig werkklimaat, begeleidt loopbaanontwikkeling en zorgt dat de juiste mensen op de juiste plek zitten. Van werving en selectie tot verzuimbegeleiding en scholing – P&O zorgt dat de organisatie optimaal kan functioneren, met oog voor zowel de medewerkers als de gemeentelijke doelen. Hun mensgerichte aanpak draagt bij aan een efficiënte, betrokken en toekomstbestendige gemeentelijke organisatie.